参展那些事儿(3)筹备一场行之有效的“展期活动”

　　展会本身是“展”和“会”的共同体，但是由于展期时间所限且参展人员事务繁忙，“展”被毫无疑问的摆在了第一位，“会”的举办就会受到多方面的影响，故在时间短、任务重、限制多的展会期间，如何组织一场有效果、有价值且受欢迎的会议活动，是很多有相应规划的企业要面对的问题。本期文章就专门针对这一话题，与大家共同探讨“企业如何筹备一场行之有效的展期活动”

　　以下所有环节都在“展会期间”大前提下展开

　　一、 明确活动目的：目的是整条活动脉络的核心，目的明确才可顺利的展开工作，所以首先要确定活动需要达成的目的，根据目的来规划活动场地、活动时间、内容安排、宣传推广、人群邀约等一系列后续工作。

　　二、 组建活动团队：展会期间是用人的高峰期，如果同时有一场活动需要筹备和组织，人手冲突在所难免，故活动团队的人员可遵循“在精不在多”的原则，在关键岗位安排关键的人员，最大化的节约人力。在此提两点建议—— 其一，“关键岗位人员在活动期间不要同时兼顾其他工作”，其二，“中途交接工作”的情况要规避，一场活动环节众多，即使工作交接已经足够细致也难免会因信息不对称而出现偏差，故建议参与人员组好从一而终的参与进来。

　　三、 规划活动时间：一般展会的展期为四-五天，建议活动在客流量比较大的前三天举办，同时要根据活动的目的和内容，合理规划时间长短，时间应选在参会方和主办方都相对空闲，且不与同类型活动冲突的时间段为好。

　　四、 考察活动场地：展期活动的场地跟企业日常举办活动的场地相比存在很大的差异性，具体说来，展期活动举办场地一般有四种选择：企业展厅内、展馆活动区、展馆会议室，外部活动区，环境不同，优劣势不同，适合举办的活动也不同：

　　Ⅰ企业展厅内：该区域企业支配自主性高，场地规划基本不会受到外部影响，同时与产品融为一体，互动体验性比较强;劣势在于场地小，可参与人员数量少，很容易造成交通堵塞，或会有安全隐患。比较适合的活动为“媒体见面会”、“VIP洽谈会”等小型活动。

　　Ⅱ展馆活动区：由展会主办方组织搭建，会安排一定的时间段为企业所用。优势在于场地开阔，配套完善，参与性强，影响面广，同时因为距离展位较近，也可以产生很好的互动效果;局限之处在于从现场布置、时间安排到活动形式等各方面需要严格遵循展会要求，活动组织相对被动。比较适合新品发布会、招商推介会等参与性强的活动。

　　Ⅲ展馆会议室：场地安静、配套完善，如果与展示厅距离不远且位置明显，则活动参与性较好，但如果处于不同的楼层或位置比较偏僻，参与性会大打折扣。当然若是企业活动恰是有固定的人员邀约，不需要现场观众参与，则不失为好的选择。

　　Ⅳ外部活动区：此类活动场地由于会存在一定的距离，比较适合举办企业招待宴会等活动。